管理職は絶対に知りたい部下や従業員の面談のポイントとは！
管理職になると部下と面談を行う機会が多くなりますが、ただ漫然と行うのは効果的ではありません。
しっかりとポイントを押さえて面談を行えば、その後に生じる効果も変わってきます。
ここでは、面談について管理職が知っておくべきことを紹介していきます。
従業員面談の目的
まずは従業員面談の定義や目的、そして面談によって得られる効果を押さえておきましょう。
従業員面談の定義と目的
評価する側である上司と評価される側である部下が話し合う機会が「従業員面談」と考えてください。
人事評価等で上司と部下が話す場だけでなく、それ以外の会議や打ち合わせ等も従業員面談の一種と考えて差し支えありません。
よって従業員面談の定義は「上司と部下が話し合うこと」と思っておけば問題ないでしょう。
そして従業員面談の目的については以下のものが挙げられます。
- 会社の方針や組織の目標を浸透させる
- 部下に指導と助言を行う
- 組織における個人の役割や目標を明確化する
- 現状の把握を行い共有化する
- 能力や業績の評価を通じて適正な人事評価を行う
- 適性を見極めて将来像を描きキャリアデザインに役立てる
上記以外にも組織に応じて様々な目的が考えられるので、面談を行う際には「何を目的に行うのか？」を意識しておくと良いでしょう。
従業員面談の効果
従業員面談をすることによって、以下の効果が得られると考えられています。
- 職場の問題を整理できる
- 共通の目的を持って仕事に取り組むことができるようになる
- 目標を設定することでスキルアップを目指して働けるようになる
- 普段言えないことを言えるなど、コミュニケーションを取れる
- 信頼関係を構築できる
- チームワークが深まる
- フィードバックによって以後の行動を修正できる
これらの他にも多くの効果を得られる可能性があるので、どのような効果を期待して面談を行うのかを事前に考えておくことをおすすめします。
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従業員面談の本番のポイント
ここからは面談のときに気をつけるべきところを紹介していきます。
チェックシートの活用
面談では部下に聞くべきことや話すべきことを、予めチェックシートにまとめておきましょう。
こうすることで聞き漏らしや言い忘れを防ぐことができます。
チェックシートには最低限、以下の内容を盛り込んでおくといいでしょう。
- 普段の仕事に関すること（仕事へのモチベーションや仕事への満足度など）
- 待遇に関すること（給与や処遇についての満足度など）
- 勤務状況に関すること（遅刻や欠勤についてなど）
- 上司やチームメンバーとの仕事のやり方に関すること（職場の人間関係についてなど）
従業員面談の心構え（管理職）
管理職が面談に際してしておくべき心構えには以下のようなものがあります。
- 面談のゴールが部下のためになるように、経験談や精神論を言い聞かせるだけの面談にならないようにする
- 部下が本音で話すことができず、建前だけを述べて終わってしまわないようにする
- 上司からの一方通行なコミュニケーションにならないように気をつける
- 部下の話を傾聴し、悩みがないか、あるいは成長のヒントになりそうなものはないかを考える
質問する際のポイント
部下に質問をするときには、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 社員の発言を促す質問をする（「はい」や「いいえ」で完結する質問にしない）
- 踏み込みすぎた質問はNG（プライベートを聞く、しつこく何度も聞くなどしない）
- マイナスの意味の言葉を使わない（「最近調子が悪いようだけど、どうしたの？」など）
- 話しやすい雰囲気を作ってリラックスできるよう配慮をする
- 面談が評価に直接影響しないことや、面談の内容が公開されないことを伝える
特に入社してすぐの社員は緊張して話をしづらいおそれがあるので、気配りをしっかりしてあげると良いでしょう。
セミナーで面談のやり方を学んでおこう
面談では従業員の個性に応じた話をしなければならないケースもあるため、一度しっかりと網羅的に学習しておくことがおすすめです。
クリエイトでは管理職向けに様々なセミナーを開催していますので、ぜひご利用ください。
