新入社員に学ばせたい来客・接客・電話対応！その教育方法とは
新入社員が入ったときには、来客・接客・電話対応など、外部の方と接するときの対応方法を教育しておくべきです。
ここでは、来客・接客・電話対応の重要性と、その指導方法を解説していきます。
来客・接客・電話対応の重要性
まずは、来客や接客、電話対応などがなぜ重要なのかを考えていきましょう。
来客や接客の重要性
お客様がいらしたときの第一印象となるのは、来客や接客の丁寧さや態度です。
特に受付などは「会社の顔」とも言われているほどなので、会社の顔に泥を塗らないようにしっかりとした応対を心がけるべきです。
お客様を打ち合わせスペースにご案内するときや、お茶をお出しするときのマナーが悪いと、お客様が嫌な思いをして、商談に悪影響があるかもしれません。
また、営業の方は頻繁に外部の人と接するので、接客マナーの習得はマストとなります。
制作関係の部門の方も、外部の方と制作物の内容を打ち合わせるなど、社外の人と接する機会はたくさんあります。
社会人である以上、いざと言うときに困らないように接客スキルを教育しておく必要があるのです。
電話対応の重要性
電話応対は「苦手なビジネスマナー」の上位にランクインするほど苦手意識を持つ人が多いものですが、こちらも接客と同様に会社のイメージに直結する重要なものです。
電話は顔が見えない分、声のトーンや言葉遣い、対応のソツのなさなどが会社の印象を左右します。
受付を行う事務の人や外部から連絡を受ける営業の人にとって、電話応対は絶対に欠かせないスキルです。
制作関係の人も、事務や営業または外部の人から直接問い合わせが来ることがあるため、電話で外部の方と話すときにしどろもどろになって醜態を晒さないようにしなければなりません。
電話応対の方法は接客、来客対応と同様に、しっかりと教育しておかなければならない分野です。
来客・接客・電話対応を職場で指導するコツ
それでは、指導するための方法を具体的にご紹介していきます。
来客や接客の指導方法
社員同士でグループを分けて、来客時のロールプレイをこなして指導するという方法があります。
来客側は自分が他の会社に行ったときの役割を、接客側は外部からお客様がいらっしゃったときの役割を演じて、マナー違反の箇所がないかを上長や先輩社員が確認し、間違ったところがあれば改めるように促します。
身体を動かしながら行う実践的な指導方法です。
電話対応の指導方法
上記のようなロールプレイを行うとともに、電話対応時のマニュアルを完備しておくといいでしょう。
マニュアルは好きなときに読み返せるので、いつでも復習することが可能です。
マニュアルには「コール3回以内に取ること」という具体的な指示から、「聞き取りやすいようにゆっくりとはっきりしゃべること」などの心構えも書いておくようにしてください。
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来客・接客・電話対応はセミナーや講座で学ばせるのがおすすめ！
上記のように、ロールプレイを行うことやマニュアルの完備などで教育することも可能ですが、ロールプレイを行っている間は仕事の手が止まってしまいます。
また、社内での教育だと「上司によって言うことが違う」ということもあるため、先に上司側の意見を統一しておく手間もかかってしまいます。
そこで、外部の講師によるセミナーの受講をおすすめします。
新卒社員を一斉に指導できますし、「上司によって言うことが違う」という事態を避けられるので大変効率的です。
実習形式で具体的に学べる講座を受講すれば、対応スキルを早く身につけられるでしょう。
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まとめ
来客、接客、電話対応の教育は社内だけでも可能ですが、効率を考えれば外部のマナー講師に頼るほうがベターです。
クリエイトでは、これらを基礎から実技で学べる「来客・電話応対マナー基礎講座」を実施していますので、受講を前向きにご検討ください。
