社内研修を企画する人事の担当者さん、研修報告書・研修レポートはどうしていますか。
実はこのレポート、正しく活用することで研修の成果が大幅に上がるだけでなく、研修をする側にとってもさまざまなメリットがあるのです。
今回は社員研修の報告書・レポートを最大限に活用する方法を考えていきます。

報告書の重要性

社員研修を受けた社員に、報告書はレポートを提出するよう指示している企業は多いと思いますが、実際に、この報告書をどこまで役立てられるか考えたことはありますか。
研修後にレポートを出すことで、次の効果が期待できます。

研修を受けた社員への定着度UP

社員研修を受けた社員が報告書を書くことによって、自分が何のためにどのような研修を受けたのか頭の中で再度考えることになります。
研修の内容を自分の言葉でアウトプットすることによって、知識の定着度が上がるのです。
また、研修への意欲向上も期待できます。

研修をした側の社員の状況把握

大人数の研修などでは、一人ひとりの理解度やモチベーションを把握するのは困難です。
研修レポートを集めることによって、誰がどの程度理解しているか、社員のモチベーションについても確認することができるのです。
また、全体の理解度や、感想などのデータを集めることで、今後の研修の改善点なども見えてくるというメリットもあります。

欠かせない項目とは

では、実際に研修レポートの提出を促す際、どのような指示を出せばいいのでしょうか。
研修レポートに必要な項目をこちらから指示することで、情報の漏れがなく、データとしても扱いやすくなるので事前に伝えることが大切です。
具体的には下記のとおりです。

・研修テーマ（「組織力を向上させるには」など）
・研修の開催日時
・研修の開催場所
・研修レポートの作成者情報（部署・氏名）
・講師（外部から招いた人や壇上に立った人）
・研修の参加者（新入社員・マーケティング部など）
・研修内容（箇条書きで完結に）
・研修の際の雰囲気や様子
・感想や所感

以上の情報をレポート１枚（A4）でまとめるよう指示を出しましょう。

フィードバックの方法

研修のあと、「研修の報告書の提出を受けたら研修は終わり」ではありません。
研修というのは、なんだか非日常な雰囲気があり、どうしても、「研修は研修、受けることに意味がある」、「現場は現場」となってしまいがちで、日常である日々の業務に戻った瞬間、研修の内容が頭から消え去り、せっかく研修をした内容が全く現場に活かされないということも珍しくありません。
そういったことを防ぐために、フィードバックを行っていく必要があります。

研修の振り返り

研修担当者にも研修の振り返りが必要です。
研修後、なるべく早いうちに行うのがベターで、研修に関わったメンバーそれぞれが自分の立場から率直に意見を交換しあい、「講師としてどんなことができたか」「今後どのように改善できるのか」という点について書面に残すようにします。
このように研修を内省することで、研修担当者の能力アップにもつながりますし、みんなで作り上げることで、ノウハウが属人化するのを防ぐことができます。

メーリングリストやSNSで進捗確認

研修を行った事務局が、メーリングリストや社内SNS活用し、社員の間で研修後の課題に対するそれぞれの進捗状況を共有するというのも一つの方法です。

まとめ

その準備にフィードバックと社員研修には大変な労力がかかります。
時間と労力をかけながら、社内で社員教育のノウハウを積み上げていくことも大切ですが、外部から、研修のノウハウを手に入れる方法も考えてみるといいかもしれません。
「研修担当者のための研修」などを活用して、社内研修の効果を上げていきたいですね。