ここでは管理職が研修報告書をチェックする際のポイントをまとめて紹介していきます。
研修報告書を読むときにどのような部分を確認するべきなのかはもちろん、報告書を見やすくするために部下に指導すべき内容等についても言及していきます。

研修報告書の構成と基本事項

以下の内容が盛り込まれていることを確認し、場合によっては報告書のフォーマットを作って部下に渡してあげましょう。

• 氏名
• 参加日時
• 研修場所
• 研修名
• 講師名
• 研修内容
• 研修の雰囲気や様子
• 研修を受けた所感や感想

なお、報告書は、簡潔にわかりやすい文章を使うように部下を指導することも大切です。
報告書は管理職以外にさらにその上層部が見る可能性もあります。
そういった人達が効率的に内容を理解できるような構成や文章になっているか、チェックを怠らないようにしましょう。

研修報告書の評価ポイントその1：読みやすい文章か

ここからは報告書を評価するための注意点を紹介していきます。
まずは文章についてです。

結論を書いてから要点を絞って簡潔に書いて

読む側が重視するのは結論なので、まず結論を先に書き、そこに至った内容や根拠等を記すスタイルになっているかどうかを確認してください。

読みやすくなるように句読点が使われているか

句読点の打ち方に明確な決まりはありませんが、特に読点（、）の使い方は読みやすさに関わります。
読点がないと誤解や誤読が発生しそうではないか、または読点がないせいで読みづらい箇所がないかをチェックすると良いでしょう。
文末に句点（。）が抜けていないかどうかもチェックポイントです。

常体と敬体を混ぜない

「～である」「～だ」などの言い方と「～です」「～ます」という言い方が混ざっていないかを確認してください。
どちらかを統一することが、基本的な書き方になります。

研修報告書の評価ポイントその2：誤字脱字や見た目

ここでは文章以外の部分について、気をつけるべきところをピックアップしていきます。

誤字脱字のチェック

誤字・脱字・誤変換等がないかをチェックしてください。
目視やチェックツールによる確認も大事ですが、一度は声に出して読んでみることをおすすめします。
声に出してみると誤字脱字以外にも気になるところやおかしなところを見つけやすくなります。
部下にも「提出前に一度音読してみてはどうか」と指導しておくといいでしょう。

書類としての美しさ

たとえ書いてある内容が良くても、パッと書類を見たときにびっしりと文字で埋め尽くされているような報告書は読みづらいものです。
読みやすくするために以下のようなことを教えておくといいでしょう。

• 見出しを作って重要な内容を目立たせる
• 文章のまとまりごとに適度な余白を作る
• 文の長さをある程度揃える
• 文頭はきちんと揃える
• その他、構成やレイアウトを整える

社内に見本があればそれを渡してあげるのも良いかもしれません。

研修報告書の評価ポイントその3：所感が感想文ではないか

ビジネスの場では感想より所感を多く求められますが、所感と感想は似て非なるものです。
所感とは「ある事柄に関してどのような課題を見つけたか」「それを踏まえて今後どうすべきか」というビジネス的な視点での考えだと思ってください。
これに対して感想は「自分が感じたこと」であり、ビジネス的な視点から物事を見ていない場合にも使われる言葉です。
報告書は感想文ではなくビジネス的な観点から書くものであり、課題の発見や解決策または努力の方向性等を盛り込むべきものであると教えておきましょう。

報告書をチェックして部下を評価しよう

報告書のチェックポイントは多いですが、しっかりとチェックして部下にフィードバックすれば部下のためにもなります。
部下がちゃんと報告書を作れるようになれば、それを読む管理職側の負担も軽減できるかもしれません。
報告書を通して部下を評価するとともに、部下を育てる意識を持つといいでしょう。